Zpracování osobních údajů

1. Kdo zpracovává vaše údaje

1.1. Správcem vašich údajů (jste-li nájemník, spolunájemník, ručitel nebo host krátkodobého pobytu) je váš pronajímatel nebo správcovská firma (dále jen „Správce“).

1.2. Zpracovatelem těchto údajů je společnost NemotiQ s.r.o., IČO: 29729025, se sídlem Jungmannova 2866, 438 01 Žatec (dále jen „Provozovatel“), která pro Správce provozuje software NemotiQ Rent; tato smlouva upravuje jejich vzájemný vztah podle čl. 28 GDPR.

2. Jaké údaje a proč

2.1. Zpracováváme identifikační, kontaktní a smluvní údaje nutné pro správu nájmu (viz kategorie údajů v Zásadách ochrany osobních údajů).

2.2. Číslo dokladu a adresu trvalého pobytu uchováváme v šifrované podobě algoritmem AES-256-GCM.

3. Jak dlouho

3.1. Po dobu trvání nájmu a po dobu zákonných lhůt (typicky 3 roky po skončení nájmu jako promlčecí lhůta nároků ze smlouvy, 10 let u účetních a daňových dokladů); poté údaje mažeme nebo anonymizujeme.

3.2. Podrobný rozpis podle kategorie údajů je v retenční tabulce v Zásadách ochrany osobních údajů.

4. Vaše práva

4.1. Svá práva (přístup, oprava, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitka) uplatněte u Správce, tedy u svého pronajímatele nebo správcovské firmy.

4.2. Obrátit se můžete i na pověřence pro ochranu osobních údajů Provozovatele (kontakt je uveden níže na této stránce).

5. Zabezpečení

5.1. Citlivé údaje jsou šifrovány algoritmem AES-256-GCM a přístup k nim je řízen podle role a auditován.

5.2. Podrobný popis technických a organizačních opatření je na stránce Bezpečnost.

6. Předmět, doba a povaha zpracování

6.1. Tato část tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 odst. 3 GDPR mezi vámi jako pronajímatelem nebo správcovskou firmou (Správce) a Provozovatelem (Zpracovatel).

6.2. Předmětem je provoz softwaru pro správu nájmů.

6.3. Povahou a účelem je uchování a zpracování údajů nezbytných pro správu nájemního vztahu (evidence jednotek, nájemníků, smluv, plateb, odečtů, revizí, dokumentů, vyúčtování a případné prověření nájemce) a vystavování daňových dokladů k nájmu jménem Správce a z jeho číselné řady, a to na jeho pokyn u konkrétní platby, nebo automaticky, pokud je Správce zapne.

6.4. Zpracování trvá po dobu trvání vašeho účtu.

6.5. Dotčenými subjekty údajů jsou nájemníci, spolunájemníci, ručitelé, hosté krátkodobých pobytů, vlastníci spravovaných nemovitostí a členové vašeho týmu.

6.6. Kategorie údajů odpovídají výčtu v Zásadách ochrany osobních údajů.

7. Pokyny Správce

7.1. Údaje zpracováváme pouze podle vašich doložených pokynů, včetně předání do třetí země; pokyn je dán vaším používáním služby a nastavením účtu.

7.2. Uloží-li nám zpracování právo Evropské unie nebo členského státu, informujeme vás o tom předem, ledaže to právo zakazuje.

7.3. Máme-li za to, že pokyn porušuje ochranu osobních údajů, upozorníme vás.

8. Mlčenlivost

8.1. Osoby, které se u nás k údajům dostanou, jsou zavázány mlčenlivostí a přístup je omezen na nezbytný rozsah a auditován.

9. Další zpracovatelé

9.1. Zapojení dalších zpracovatelů schvalujete obecně; jejich aktuální seznam je na stránce Zpracovatelé.

9.2. O zamýšlené změně vás informujeme předem změnou verze tohoto dokumentu a máte právo proti ní vznést námitku, případně službu ukončit.

9.3. Každému dalšímu zpracovateli ukládáme stejné povinnosti, jaké máme vůči vám.

10. Součinnost

10.1. S ohledem na povahu zpracování vám poskytujeme součinnost při plnění vaší povinnosti vyřizovat žádosti subjektů údajů. Služba obsahuje nástroje pro export, opravu, výmaz a anonymizaci údajů nájemníka.

10.2. Poskytujeme vám také součinnost při zabezpečení, ohlašování porušení a posouzení vlivu podle čl. 32 až 36 GDPR a informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28.

11. Porušení zabezpečení

11.1. Zjistíme-li porušení zabezpečení osobních údajů, informujeme vás bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 48 hodin od okamžiku, kdy jsme se o něm dozvěděli.

11.2. V okamžiku zjištění nemusí být ještě známy všechny okolnosti porušení, takže tato první informace může být předběžná a neúplná; chybějící údaje doplníme bez zbytečného odkladu poté, co je zjistíme. Čl. 33 odst. 4 GDPR takové postupné doplňování výslovně připouští.

11.3. Oznámení obsahuje informace, které potřebujete pro vlastní ohlášení dozorovému úřadu podle čl. 33 GDPR.

11.4. Ohlášení dozorovému úřadu a subjektům údajů činíte vy jako Správce.

12. Vrácení a výmaz po skončení

12.1. Po skončení poskytování služby údaje podle vaší volby vymažeme, nebo vám je předáme; export dat si můžete kdykoli vyvolat sám v účtu.

12.2. Kopie nemažeme pouze tam, kde jejich uchování ukládá právo (například účetní a daňové doklady, po zákonnou dobu 10 let).

13. Doložení a kontrola

13.1. Na vyžádání vám poskytneme informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR.

13.2. Umožníme audit či inspekci provedenou vámi nebo auditorem, kterého pověříte, v přiměřeném rozsahu a po předchozí dohodě o termínu tak, aby nebyl ohrožen provoz služby a bezpečnost údajů ostatních zákazníků.