Tento dokument je součástí právní dokumentace služby NemotiQ Rent.
Kdo zpracovává vaše údaje
Správcem vašich údajů je váš pronajímatel. Provozovatel služby NemotiQ Rent je zpracovatelem, který pro pronajímatele provozuje software.
Jaké údaje a proč
Zpracováváme identifikační, kontaktní a smluvní údaje nutné pro správu nájmu. Číslo dokladu a adresu uchováváme v šifrované podobě.
Jak dlouho
Po dobu trvání nájmu a po dobu zákonných lhůt; poté údaje mažeme nebo anonymizujeme.
Vaše práva
Svá práva (přístup, oprava, výmaz a další) uplatněte u pronajímatele jako správce. Obrátit se můžete i na pověřence pro ochranu osobních údajů provozovatele.
Zabezpečení
Citlivé údaje jsou šifrovány a přístup k nim je řízen a auditován.
Předmět, doba a povaha zpracování
Tato část tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 odst. 3 GDPR mezi vámi jako pronajímatelem nebo správcovskou firmou (správce) a provozovatelem (zpracovatel). Předmětem je provoz software pro správu nájmů. Povahou a účelem je uchování a zpracování údajů nezbytných pro správu nájemního vztahu (evidence jednotek, nájemníků, smluv, plateb, odečtů, revizí, dokumentů, vyúčtování a případné prověření nájemce). Zpracování trvá po dobu trvání vašeho účtu. Dotčenými subjekty údajů jsou nájemníci, spolunájemníci, ručitelé, hosté krátkodobých pobytů, vlastníci spravovaných nemovitostí a členové vašeho týmu. Kategorie údajů odpovídají výčtu v Zásadách ochrany osobních údajů.
Pokyny správce
Údaje zpracováváme pouze podle vašich doložených pokynů, včetně předání do třetí země; pokyn je dán vaším používáním služby a nastavením účtu. Uloží-li nám zpracování právo Evropské unie nebo členského státu, informujeme vás o tom předem, ledaže to právo zakazuje. Máme-li za to, že pokyn porušuje ochranu osobních údajů, upozorníme vás.
Mlčenlivost
Osoby, které se u nás k údajům dostanou, jsou zavázány mlčenlivostí a přístup je omezen na nezbytný rozsah a auditován.
Další zpracovatelé
Zapojení dalších zpracovatelů schvalujete obecně; jejich aktuální seznam je na stránce Zpracovatelé. O zamýšlené změně vás informujeme předem změnou verze tohoto dokumentu a máte právo proti ní vznést námitku, případně službu ukončit. Každému dalšímu zpracovateli ukládáme stejné povinnosti, jaké máme vůči vám.
Součinnost
S ohledem na povahu zpracování vám poskytujeme součinnost při plnění vaší povinnosti vyřizovat žádosti subjektů údajů. Služba obsahuje nástroje pro export, opravu, výmaz a anonymizaci údajů nájemníka. Poskytujeme vám také součinnost při zabezpečení, ohlašování porušení a posouzení vlivu podle čl. 32 až 36 GDPR a informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28.
Porušení zabezpečení
Zjistíme-li porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásíme vám je bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme, spolu s informacemi, které potřebujete pro vlastní ohlášení dozorovému úřadu podle čl. 33 GDPR. Ohlášení dozorovému úřadu a subjektům údajů činíte vy jako správce.
Vrácení a výmaz po skončení
Po skončení poskytování služby údaje podle vaší volby vymažeme, nebo vám je předáme; export dat si můžete kdykoli vyvolat sám v účtu. Kopie nemažeme pouze tam, kde jejich uchování ukládá právo (například účetní a daňové doklady).
Doložení a kontrola
Na vyžádání vám poskytneme informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR a umožníme audit či inspekci provedenou vámi nebo auditorem, kterého pověříte, v přiměřeném rozsahu a po předchozí dohodě o termínu tak, aby nebyl ohrožen provoz služby a bezpečnost údajů ostatních zákazníků.
Provozovatel
NemotiQ s.r.o. (29729025)
Jungmannova 2866
438 01 Žatec
Krajský soud v Ústí nad Labem, sp. zn. C 56141
Kontakt: info@nemotiq.cz
Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@nemotiq.cz