Informace pro nájemníky

Kdo o vás údaje zpracovává

Většinu údajů o vás zpracovává váš pronajímatel nebo správcovská firma. Ten je správcem a rozhoduje, proč a jak se s údaji nakládá. Provozovatel služby NemotiQ Rent je zpracovatelem: provozuje software, ve kterém jsou údaje uloženy, a nakládá s nimi jen podle pokynů správce. Kdo je vaším správcem, poznáte ze smlouvy nebo z e-mailu, kterým jste dostali odkaz do portálu; kontakt na pověřence provozovatele je uveden v patičce tohoto dokumentu.

Odkud údaje pocházejí

Většinu údajů jsme nedostali od vás, ale od pronajímatele. Zadal je při založení nájmu (jméno, kontakt, údaje z dokladu, adresa, výše nájmu a záloh). Další údaje vznikají provozem: předpisy a přijaté platby, odečty měřidel, hlášené závady, dokumenty a vyúčtování. Zadáte-li něco sami v nájemnickém portálu (odečet, fotku měřidla, hlášení závady), pochází to od vás. Prověření nájemce čerpá z veřejných registrů (exekuce, insolvence, hledané osoby; doplňkově živnostenský rejstřík a ARES); úvěrové registry se nedotazují.

Jaké údaje to jsou

Identifikační údaje (jméno, datum narození, druh a číslo dokladu, jeho platnost a vydavatel).

Kontaktní a adresní údaje (e-mail, telefon, adresa jednotky, adresa trvalého pobytu).

Údaj o rodinném stavu, je-li potřebný pro nájemní smlouvu.

Smluvní a platební údaje (smlouva, kauce, předpisy, platby, dluhy, vyúčtování, číslo účtu).

Provozní údaje (odečty měřidel, hlášené závady, dokumenty).

Výsledky prověření ve veřejných registrech (exekuce, insolvence, hledané osoby; doplňkově živnostenský rejstřík a ARES).

Číslo dokladu a adresu uchováváme v šifrované podobě.

Proč a na jakém základě

Plnění nájemní smlouvy a její správa (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).

Plnění právních povinností pronajímatele, zejména účetních a daňových (písm. c).

Oprávněný zájem pronajímatele na ověření solventnosti před uzavřením nájmu a na vymáhání dlužného nájemného (písm. f).

Souhlas tam, kde je potřeba a kde jste jej udělili (písm. a).

Prověření před uzavřením nájmu

Před uzavřením nájmu může pronajímatel nechat prověřit, zda o vás vedou záznam veřejné registry (exekuce, insolvence, hledané osoby; doplňkově živnostenský rejstřík a ARES); úvěrové registry se nedotazují. Odpovědi se shrnou do výsledku „bez nálezu“, „nález“ nebo „neúplné“. Je to automatizované vyhodnocení, ale rozhodnutí, zda s vámi nájem uzavřít, činí vždy člověk. Nejde tedy o rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování podle čl. 22 GDPR. Registry, které nevypovídají o riziku (například živnostenský rejstřík), výsledek nikdy nezhorší, a je-li některý registr nedostupný, označí se výsledek jako neúplný, nikoli jako čistý. Máte právo se na výsledek zeptat, dostat vysvětlení a nesouhlasit s ním.

Komu se údaje dostanou

Kromě pronajímatele a provozovatele k údajům přistupují technické služby, které provoz umožňují (hosting, databáze, e-maily, e-podpis, platby, úložiště, monitoring a, zapnete-li si je v portálu, push notifikace). Jejich úplný seznam je na stránce Zpracovatelé. Některé působí ve Spojených státech; předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, nebo o standardní smluvní doložky. Kopii záruk vám na vyžádání poskytneme.

Jak dlouho

Po dobu trvání nájmu a poté po dobu zákonných lhůt, u účetních a daňových dokladů zpravidla 10 let, jinak po dobu promlčecí lhůty. Výsledky prověření se mažou nejpozději po roce. Poté údaje mažeme nebo anonymizujeme.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz a omezení zpracování, na přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu a právo kdykoli odvolat souhlas. Uplatněte je u pronajímatele jako správce. Ten je vyřizuje a my mu k tomu poskytujeme součinnost. Nedohodnete-li se s ním, můžete podat stížnost u dozorového úřadu státu, kde bydlíte nebo pracujete: v České republice u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz), na Slovensku u Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk).

Nájemnický portál

Do portálu se dostanete odkazem, který vám pošle pronajímatel; nezakládáte účet ani heslo. Odkaz je osobní, kdo ho má, vidí vaše údaje, takže ho nepřeposílejte. Portál používá jen nezbytné cookies pro udržení relace, žádné analytické ani marketingové.