Zásady ochrany osobních údajů

Správce a zpracovatel údajů

Provozovatel je správcem osobních údajů uživatelů (majitelů uživatelských účtů). U údajů nájemníků, které do služby zadává pronajímatel, je správcem pronajímatel a provozovatel vystupuje jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR.

Subjekty údajů

Zpracováváme údaje uživatelů a členů jejich týmu, nájemníků a návštěvníků webu.

Kategorie údajů

Identifikační údaje (jméno, datum narození, druh a číslo dokladu, platnost a vydavatel; šifrováno).

Kontaktní a adresní údaje (e-mail, telefon, adresa, adresa trvalého pobytu; šifrováno).

Smluvní a platební údaje (smlouvy, předpisy, platby, vyúčtování, číslo bankovního účtu).

Údaj o rodinném stavu, je-li potřebný pro nájemní smlouvu (SJM).

Výsledky prověření ve veřejných registrech (exekuce, insolvence, hledané osoby; doplňkově živnostenský rejstřík a ARES); úvěrové registry nedotazujeme.

Technické údaje (IP adresa, cookies, protokoly).

Účely a právní základy

Plnění smlouvy a poskytování služby (čl. 6 odst. 1 písm. b).

Plnění právních povinností, zejména účetních a daňových (písm. c).

Oprávněný zájem na zabezpečení a provozu služby (písm. f).

Souhlas u volitelných cookies a marketingu (písm. a).

Zapnete-li e-mailovou schránku na faktury, prochází přijatý doklad automatickým strojovým vytěžením (OCR) u našeho zpracovatele, aby se z něj předvyplnila částka a datum; výsledek vždy potvrzujete vy.

Marketingová sdělení jen na základě vašeho souhlasu, který udělujete při registraci nebo v profilu a kdykoli jej tamtéž odvoláte (písm. a).

Musíte nám údaje poskytnout?

Poskytnutí e-mailu, jména a hesla je požadavkem pro uzavření smlouvy o užívání služby, bez nich účet nezaložíme. Fakturační údaje potřebujeme, jakmile si zvolíte placený plán. Údaje nájemníků a nemovitostí zadáváte podle toho, k čemu službu používáte; nezadáte-li je, nebude fungovat příslušná funkce (například vyúčtování bez odečtů), nic jiného se nestane. Souhlas s marketingem a s volitelnými cookies je dobrovolný a jeho neudělení nemá na službu žádný vliv.

Automatizované vyhodnocování

Prověření nájemce dotazuje veřejné registry: exekuce (CEE), insolvenci (ISIR), databázi hledaných osob Policie ČR a doplňkově živnostenský rejstřík a ARES; úvěrové registry nedotazujeme. Jejich odpovědi shrne do výsledku „bez nálezu“, „nález“ nebo „neúplné“. Jde o automatizované vyhodnocení, které slouží jako podklad; samotné rozhodnutí, zda nájem uzavřít, činí vždy pronajímatel jako člověk, takže nejde o rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování ve smyslu čl. 22 GDPR. Registry, které nevypovídají o riziku (například živnostenský rejstřík), výsledek nikdy nezhoršují, a je-li některý registr nedostupný, označíme výsledek jako neúplný místo toho, abychom jej vydávali za čistý. Máte právo na vysvětlení výsledku a na jeho zpochybnění u pronajímatele.

Příjemci a předávání mimo EHP

Údaje zpřístupňujeme zpracovatelům (hosting, databáze, platby, e-podpis, e-maily, push notifikace, monitoring chyb, strojové vytěžení faktur). Jejich seznam najdete na stránce Zpracovatelé. Někteří působí ve Spojených státech. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec EU-US Data Privacy Framework) u zpracovatelů, kteří jsou v něm certifikováni, a o standardní smluvní doložky u ostatních. Kopii použitých záruk vám na vyžádání poskytneme na info@nemotiq.cz.

Doba uchování

Smluvní, účetní a daňové doklady uchováváme po zákonnou dobu (zpravidla 10 let). Osobní údaje nájemníka mažeme nebo anonymizujeme po skončení nájmu a uplynutí zákonných lhůt. Výsledky prověření uchováváme nejdéle 1 rok. Doklad o uděleném souhlasu uchováváme po dobu trvání účtu, abychom souhlas mohli doložit podle čl. 7 odst. 1 GDPR; při výmazu účtu jej mažeme spolu s ním.

Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a vznesení námitky, a právo kdykoli odvolat souhlas. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu státu, kde bydlíte nebo pracujete: v České republice u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz), na Slovensku u Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk).

Zabezpečení

Citlivé údaje (číslo dokladu, adresa nájemníka) šifrujeme (AES-256-GCM), uplatňujeme řízení přístupu, auditní log a šifrovaný přenos.

Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat; aktuální verzi a datum účinnosti uvádíme v záhlaví dokumentu.