Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a zpracovatel údajů

1.1. Společnost NemotiQ s.r.o., IČO: 29729025, se sídlem Jungmannova 2866, 438 01 Žatec (dále jen „Provozovatel“), je správcem osobních údajů Uživatelů (majitelů uživatelských účtů a jejich pozvaného personálu).

1.2. U údajů Nájemníků, které do Aplikace zadává Uživatel jako pronajímatel nebo správce, je správcem Uživatel a Provozovatel vystupuje jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR; vzájemný vztah upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA).

2. Subjekty údajů

2.1. Zpracováváme údaje těchto kategorií osob:

• Uživatelé a členové jejich týmu (manažeři, účetní);

• Nájemníci, spolunájemníci a ručitelé vedení v účtu Uživatele;

• vlastníci spravovaných nemovitostí, vede-li je Uživatel jako správce;

• návštěvníci veřejného webu.

3. Kategorie údajů

3.1. Identifikační údaje (jméno, datum narození, druh a číslo dokladu, platnost a vydavatel) – u nájemníka šifrováno. U nájemce, který je plátcem DPH, také obchodní firma, IČO, DIČ a sídlo nebo místo podnikání jako náležitosti daňového dokladu k nájmu (sídlo šifrováno).

3.2. Kontaktní a adresní údaje (e-mail, telefon, adresa, adresa trvalého pobytu) – u nájemníka šifrováno.

3.3. Smluvní a platební údaje (smlouvy, předpisy, platby, vyúčtování, číslo bankovního účtu).

3.4. Údaj o rodinném stavu, je-li potřebný pro nájemní smlouvu (společné jmění manželů).

3.5. Výsledky prověření ve veřejných registrech (exekuce, insolvence, hledané osoby; doplňkově živnostenský rejstřík a ARES); úvěrové registry nedotazujeme.

3.6. Technické údaje (IP adresa, cookies, protokoly přihlášení).

4. Účely a právní základy

4.1. Plnění smlouvy a poskytování služby (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).

4.2. Plnění právních povinností, zejména účetních a daňových (písm. c).

4.3. Oprávněný zájem na zabezpečení a provozu služby (písm. f).

4.4. Souhlas u volitelných cookies a marketingu (písm. a).

4.5. Zapnete-li e-mailovou schránku na faktury, přijatý doklad prochází automatickým strojovým vytěžením (OCR) u našeho zpracovatele, aby se z něj předvyplnila částka a datum; výsledek vždy potvrzujete vy.

4.6. Marketingová sdělení posíláme jen na základě vašeho souhlasu, který udělujete při registraci nebo v profilu a kdykoli jej tamtéž odvoláte (písm. a).

5. Musíte nám údaje poskytnout?

5.1. Poskytnutí e-mailu, jména a hesla je požadavkem pro uzavření smlouvy o užívání služby; bez nich účet nezaložíme.

5.2. Fakturační údaje potřebujeme, jakmile si zvolíte placený tarif.

5.3. Údaje nájemníků a nemovitostí zadáváte podle toho, k čemu službu používáte; nezadáte-li je, nebude fungovat příslušná funkce (například vyúčtování bez odečtů), nic jiného se nestane.

5.4. Souhlas s marketingem a s volitelnými cookies je dobrovolný a jeho neudělení nemá na službu žádný vliv.

6. Automatizované vyhodnocování

6.1. Prověření nájemce dotazuje veřejné registry: exekuce (CEE), insolvenci (ISIR), databázi hledaných osob Policie ČR a doplňkově živnostenský rejstřík a ARES; úvěrové registry nedotazujeme.

6.2. Jejich odpovědi shrneme do výsledku „bez nálezu“, „nález“ nebo „neúplné“. Jde o automatizované vyhodnocení, které slouží jako podklad; samotné rozhodnutí, zda nájem uzavřít, činí vždy pronajímatel jako člověk, takže nejde o rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování ve smyslu čl. 22 GDPR.

6.3. Registry, které nevypovídají o riziku (například živnostenský rejstřík), výsledek nikdy nezhoršují, a je-li některý registr nedostupný, označíme výsledek jako neúplný místo toho, abychom jej vydávali za čistý.

6.4. Máte právo na vysvětlení výsledku a na jeho zpochybnění u pronajímatele.

7. Příjemci a předávání mimo EHP

7.1. Údaje zpřístupňujeme zpracovatelům (hosting, databáze, platby, e-podpis, e-maily, push notifikace, monitoring chyb, strojové vytěžení faktur); jejich aktuální seznam je na stránce Zpracovatelé.

7.2. Někteří zpracovatelé působí ve Spojených státech. Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec EU-US Data Privacy Framework) u zpracovatelů, kteří jsou v něm certifikováni, a o standardní smluvní doložky u ostatních.

7.3. Kopii použitých záruk vám na vyžádání poskytneme na info@nemotiq.cz.

8. Doba uchování údajů (retenční tabulka)

8.1. Konkrétní doby uchování podle kategorie údajů shrnuje tabulka níže.

8.2. Po uplynutí retenční doby údaje mažeme nebo anonymizujeme. Výjimkou jsou údaje, které musíme uchovat podle právního předpisu (čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR) – typicky vystavené daňové doklady, které musí po celou zákonnou dobu obsahovat identifikaci odběratele (§ 29 zákona o DPH).

9. Vaše práva

9.1. Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a vznesení námitky, a právo kdykoli odvolat souhlas.

9.2. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu státu, kde bydlíte nebo pracujete: v České republice u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz), na Slovensku u Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk).

10. Zabezpečení

10.1. Citlivé údaje (číslo dokladu, adresa nájemníka) šifrujeme algoritmem AES-256-GCM, uplatňujeme řízení přístupu, auditní log a šifrovaný přenos.

10.2. Podrobný popis technických a organizačních opatření je na stránce Bezpečnost.

11. Změny zásad

11.1. Zásady můžeme aktualizovat; aktuální verzi a datum účinnosti uvádíme v záhlaví dokumentu.

11.2. O podstatné změně vás informujeme předem a při dalším přihlášení vás požádáme o její přijetí (re-consent), stejně jako u Obchodních podmínek.