Obchodní podmínky

1. Úvodní ustanovení a definice pojmů

1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi společností NemotiQ s.r.o., IČO: 29729025, se sídlem Jungmannova 2866, 438 01 Žatec, zapsanou v obchodním rejstříku (Krajský soud v Ústí nad Labem, sp. zn. C 56141) (dále jen „Provozovatel“), a uživateli aplikace NemotiQ Rent (dále jen „Aplikace“ nebo „Rent“), dostupné na webové adrese rent.nemotiq.cz.

1.2. Rent je SaaS platforma pro správu pronajímaných nemovitostí, určená pronajímatelům a správcovským firmám, a zahrnuje zejména tyto moduly: správu portfolia nemovitostí (byty, domy, pozemky, komerční prostory), evidenci energií a měřidel, evidenci nájemníků a jejich prověřování ve veřejných registrech, nájemní smlouvy a elektronický podpis, správu plateb a roční vyúčtování záloh, revize a údržbu, a nájemnický portál bez registrace.

1.3. Provozovatel poskytuje Uživatelům digitální službu ve smyslu zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „Občanský zákoník“).

1.4. Provozovatel sám neposkytuje správu nemovitostí ani realitní zprostředkování. Veškeré právní úkony vůči nájemníkům (uzavření nájmu, vymáhání dluhu, výpověď) činí Uživatel jako pronajímatel nebo správce svým jménem; Provozovatel mu poskytuje pouze technický nástroj.

1.5. Pro účely těchto Podmínek mají níže uvedené pojmy následující význam:

• „Uživatel“ je osoba užívající Aplikaci na základě zaregistrovaného účtu; zpravidla pronajímatel, správcovská firma nebo její pověřený zaměstnanec (role manažer nebo účetní);

• „Nájemník“ je osoba, které Uživatel zpřístupnil Nájemnický portál na základě probíhajícího nebo skončeného nájemního vztahu; samostatný uživatelský účet si nezakládá;

• „Nájemnický portál“ je část Aplikace dostupná Nájemníkovi bez registrace prostřednictvím osobního odkazu;

• „Předplatné“ je časově omezený přístup k placeným funkcím Aplikace v tarifu uvedeném v Ceníku;

• „Zkušební doba“ je 14denní bezplatné období s plným přístupem k funkcím tarifu Pro, které se spouští registrací a nevyžaduje platební kartu;

• „Verze zdarma“ je trvalý bezplatný přístup s limitem 3 jednotek, na který Uživatel přechází po skončení Zkušební doby, pokud si nesjedná placené Předplatné;

• „Obsah“ jsou veškeré údaje, dokumenty a fotografie vložené Uživatelem do Aplikace;

• „Platební partner“ je Stripe Payments Europe, Limited, je-li aktivní platba kartou.

2. Charakter služby a postavení Provozovatele

2.1. Provozovatel poskytuje Uživatelům cloudovou (SaaS) platformu pro správu pronajímaných nemovitostí. Aplikace je určena pronajímatelům a správcovským firmám působícím v České republice a na Slovensku.

2.2. Ve vztahu k osobním údajům nájemníků, které Uživatel vkládá do Aplikace, je Uživatel správcem osobních údajů a Provozovatel zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR. Vzájemný vztah upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), která je nedílnou součástí těchto Podmínek a vstupuje v účinnost jejich akceptací.

2.3. Ve vztahu k osobním údajům Uživatele samotného (registrace, fakturace, audit log) je Provozovatel správcem; podrobnosti jsou v Zásadách ochrany osobních údajů.

2.4. Provozovatel negarantuje:

• správnost a úplnost údajů vložených Uživatelem nebo přebraných z bankovního výpisu či faktury;

• chování Nájemníků ani třetích osob;

• výsledky prověření nájemce ve veřejných registrech (viz čl. 7) ani jejich aktuálnost;

• nepřetržitou dostupnost Aplikace ani dostupnost třetích služeb, na kterých Aplikace závisí (Signi, Stripe, bankovní API).

2.5. Aplikace není nástrojem právního, daňového ani finančního poradenství. Vygenerované dokumenty, výpočty vyúčtování a výsledky prověření mají podpůrný charakter a nenahrazují odbornou službu profesionála.

3. Uživatelský účet

3.1. Podmínkou užívání Aplikace je registrace a vytvoření uživatelského účtu. Přístup je zabezpečen přihlašovacími údaji (e-mail a heslo o minimální délce 12 znaků s požadavkem nejméně tří ze čtyř kategorií znaků), případně přihlášením přes Google.

3.2. Uživatel se zavazuje uvádět při registraci i následném užívání pouze pravdivé, přesné a aktuální údaje a odpovídá za správnost údajů uvedených v účtu, včetně údajů nájemníků, které do Aplikace sám zadává.

3.3. Uživatel je povinen chránit své přihlašovací údaje a odpovídá za veškerou aktivitu provedenou prostřednictvím svého účtu bez ohledu na to, kdo ji fakticky provedl.

3.4. V rámci jednoho účtu může Uživatel pozvat další osoby (personál organizace) v rolích manažer nebo účetní; jejich oprávnění se řídí přidělenou rolí a předplatné hradí vždy držitel účtu.

3.5. Provozovatel je oprávněn účet zrušit nebo pozastavit, je-li dlouhodobě neaktivní, poruší-li Uživatel závažně tyto Podmínky nebo právní předpisy, nebo existuje-li důvodné podezření na zneužití účtu.

3.6. Uživatel může svůj účet kdykoli zrušit žádostí o výmaz podle čl. 17 GDPR z profilu aplikace; postup a důsledky (včetně desetileté retence u účtu s vystavenými fakturami) popisují Zásady ochrany osobních údajů.

4. Nájemnický portál

4.1. Uživatel zpřístupňuje Nájemníkovi Nájemnický portál zasláním osobního odkazu; Nájemník si samostatný účet ani heslo nezakládá.

4.2. Nájemnický portál umožňuje zejména zadávat odečty měřidel, hlásit závady, zobrazit platební údaje a QR platbu, prohlížet dokumenty vztahující se k jeho nájmu a nahlížet do karty kauce.

4.3. Odkaz je osobní: kdo jej má, vidí údaje daného nájmu, proto jej Nájemník nesmí přeposílat. Přístupový token nese podepsanou platnost a Uživatel jej může kdykoli zneplatnit, čímž okamžitě uzavře přístup, aniž by musel cokoli mazat.

4.4. Má-li Nájemník více aktivních nájmů u téhož Uživatele (např. byt a garáž), vidí v portálu obě tenancy a přepíná mezi nimi; při přechodu nájmu na nástupce (§ 2279 občanského zákoníku) portál sleduje okno odpovědnosti a předchozímu nájemci přístup ukončí.

4.5. Provozovatel je oprávněn přístup Nájemníka dočasně omezit nebo zneplatnit, je-li to nezbytné z důvodu bezpečnosti nebo podezření na zneužití.

5. Tarify, předplatné a platby

5.1. Aktuální seznam tarifů, jejich cen a rozsahu funkcí je závazně stanoven v Ceníku; v případě rozporu mají přednost údaje uvedené v Aplikaci.

5.2. Po registraci získá Uživatel 14denní Zkušební dobu s plným přístupem k funkcím tarifu Pro, bez nutnosti zadat platební kartu. Po jejím skončení, nesjedná-li si Uživatel placený tarif, přechází účet automaticky na trvalou Verzi zdarma s limitem 3 jednotek; data zůstávají zachována a přístupná, omezeno je pouze zakládání nových položek nad rámec limitu.

5.3. Před odesláním objednávky placeného tarifu může Uživatel zadané údaje zkontrolovat a opravit. Objednávka je odeslána tlačítkem, z něhož je zřejmé, že objednávka zavazuje k platbě (§ 1820 odst. 1 písm. f) občanského zákoníku).

5.4. Platbu zpracovává Platební partner (Stripe); Provozovatel údaje karty sám neukládá. Po každé úspěšné platbě Provozovatel automaticky vystaví fakturu, zašle ji v příloze e-mailu na adresu Uživatelského účtu, zpravidla do několika minut od platby (při výpadku doručovací služby se odeslání opakuje), a zpřístupní ji ke stažení v profilu. Fakturu vystavuje na údaje, které Uživatel vede ve svém profilu (obchodní firma nebo jméno, IČO, DIČ a adresa); za jejich správnost odpovídá Uživatel. Má-li být faktura vystavena na firmu, musí profil obsahovat i IČO a adresu sídla; bez nich Aplikace platbu nedokončí. Je-li Provozovatel neplátcem DPH, vystavuje fakturu jako účetní doklad bez DPH; po registraci k DPH začne vystavovat daňové doklady včetně daně. Uživatel s elektronickou formou faktury souhlasí. Chybu ve faktuře Uživatel oznámí na info@nemotiq.cz a Provozovatel ji vyřeší bez zbytečného odkladu.

5.5. Je-li aktivní platba kartou, Předplatné se automaticky obnovuje na další období, dokud je Uživatel nezruší. Uživatel je oprávněn automatické obnovení kdykoli vypnout ve svém profilu; Předplatné je pak ukončeno ke konci již zaplaceného období.

5.6. Změna tarifu (upgrade i downgrade) je účinná okamžitě; rozdíl v ceně za nevyčerpanou část období se poměrně dopočítá v nejbližší faktuře. Přechod na nižší tarif nemaže data – omezí se pouze zakládání nových záznamů nad limit nového tarifu.

5.7. Není-li cena za další období uhrazena (nebo se nepodaří strhnout kartou), Provozovatel o tom Uživatele informuje a poskytne přiměřenou lhůtu k nápravě; do jejího uplynutí je účet pouze pro čtení – data zůstávají přístupná a lze je exportovat, zakládat ani upravovat záznamy však nejde. Po marném uplynutí lhůty účet přejde na Verzi zdarma.

5.8. Nad rámec Předplatného Provozovatel nabízí jednorázově zpoplatněné doplňkové prověření nájemníka nad měsíční kvótu tarifu; cena za jedno prověření je 149 Kč na tarifu Start, 129 Kč na Solo, 99 Kč na Pro a 79 Kč na Business (tarif Free doplňkové prověření neumožňuje). Přesnou cenu Uživatel vidí v Aplikaci i v Ceníku před odesláním objednávky; účtuje se jednorázově a jen tehdy, když prověření skutečně spustí.

5.9. Provozovatel je oprávněn měnit strukturu tarifů, rozsah funkcí i ceny Předplatného; změna ceny u již sjednaného Předplatného se uplatní až od dalšího fakturačního období a Provozovatel o ní Uživatele informuje nejméně 30 dní předem.

6. Elektronický podpis dokumentů

6.1. Na placených tarifech lze nájemní smlouvu a vybrané dokumenty (dodatek, předávací protokol, výpověď) podepsat elektronicky prostřednictvím služby Signi. Jde o zaručený elektronický podpis podle nařízení eIDAS, nikoli kvalifikovaný; pro nájemní smlouvu a její dodatky to podle § 561 občanského zákoníku a § 7 zákona č. 297/2016 Sb. postačuje.

6.2. Podepsané PDF je uloženo mezi dokumenty dané smlouvy. Údaje podepisujících (jméno, e-mail, IP adresa, časové razítko) jsou v rámci podpisového procesu sdíleny se službou Signi; podrobnosti viz Seznam zpracovatelů.

6.3. Verze zdarma elektronický podpis neumožňuje. Počet dokumentů, které lze v rámci tarifu odeslat k podpisu za měsíc, je uveden v Ceníku.

6.4. Pokud e-podpis zrovna není k dispozici (výpadek služby Signi), Aplikace to řekne rovnou; smlouvu lze v takovém případě uzavřít mimo Aplikaci a její podepsanou kopii nahrát ručně jako dokument.

7. Prověřování nájemníků

7.1. Uživatel může před uzavřením nájmu nechat prověřit, zda o zájemci vedou záznam veřejné registry: Centrální evidence exekucí (CEE), Insolvenční rejstřík (ISIR), evidence hledaných a pohřešovaných osob Policie ČR, a doplňkově živnostenský rejstřík a ARES.

7.2. Odpovědi registrů se shrnou do výsledku „bez nálezu“, „nález“ nebo „neúplné“. Jde o automatizované vyhodnocení, které slouží jako podklad; rozhodnutí, zda nájem uzavřít, činí vždy Uživatel jako člověk. Registry, které nevypovídají o riziku (živnostenský rejstřík, ARES), výsledek nikdy nezhorší; je-li některý registr nedostupný, výsledek se označí jako neúplný, nikoli jako čistý.

7.3. Počet prověření zahrnutých v tarifu za měsíc je uveden v Ceníku; doplňkové prověření nad rámec kvóty je zpoplatněno samostatně.

7.4. Provozovatel negarantuje úplnost ani aktuálnost údajů z veřejných registrů; jejich dostupnost závisí na provozovateli daného registru.

8. Generování dokumentů

8.1. Aplikace umožňuje vygenerovat nájemní smlouvu a vybrané dokumenty (dodatek, předávací protokol) ze systémové šablony a údajů vedených v Aplikaci. Vzorová nájemní smlouva platí na nájem bytu podle § 2235 a násl. občanského zákoníku; pro jiný typ prostoru (garáž, sklad, komerční prostor) Aplikace generování šablony pro bydlení odmítne.

8.2. Chybí-li v Aplikaci vedený údaj potřebný pro vyplnění šablony, Aplikace to označí a generování dokončí až po jeho doplnění, případně na výslovné potvrzení Uživatele s vědomím mezery.

8.3. Vygenerovaný dokument je návrh; Uživatel odpovídá za kontrolu jeho obsahu před odesláním k podpisu nebo předáním nájemníkovi.

8.4. Daňové doklady k nájmu. U nájmu s DPH umožňuje Aplikace vystavit daňový doklad k uhrazenému nájemnému. Doklad vystavuje Uživatel, u spravované nemovitosti její vlastník, jako dodavatel na své jméno a ze své vlastní číselné řady; Provozovatel jej nevystavuje, pouze poskytuje nástroj.

8.5. Doklad se vystaví tlačítkem u konkrétní platby, nebo automaticky, jen pokud to dodavatel v Aplikaci výslovně zapne (výchozí stav je vypnuto). Automaticky se vystavuje nejpozději následující den po zaznamenání úhrady a jen do 15 dnů od úhrady (§ 28 odst. 5 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty); k platbám uhrazeným dříve Aplikace doklad sama nevystaví, ale Uživatele upozorní, že chybí.

8.6. Aplikace doklad nevystaví, dokud nejsou vedeny náležitosti podle § 29 zákona o dani z přidané hodnoty, zejména DIČ a sídlo dodavatele i nájemce, a nevystaví jej k nájmu sjednanému v cizí měně; důvod Uživateli sdělí. Za správnost vedených údajů, sazby DPH a data uskutečnění zdanitelného plnění a za předání dokladu nájemci odpovídá Uživatel; Aplikace nájemci doklad sama nezasílá. Vystavený doklad se nemění; chybu opravuje Uživatel opravným daňovým dokladem podle zákona o dani z přidané hodnoty.

9. Odpovědnost

9.1. Provozovatel poskytuje službu s odbornou péčí a udržuje přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření; podrobnosti popisuje stránka Bezpečnost.

9.2. Provozovatel negarantuje nepřetržitou dostupnost Aplikace, obnovu dat ke konkrétnímu okamžiku (viz Bezpečnost, bod o zálohách) ani výstupy automatizovaných funkcí (prověření nájemce, rozpoznání anomálie odečtu).

9.3. Svá data si Uživatel může kdykoli vyexportovat ze svého profilu. Aplikace je nástroj: podklady zobrazuje z údajů, které do ní zadá Uživatel, a rozhodnutí o nájmu, platbách či vyúčtování činí vždy Uživatel.

9.4. Naše odpovědnost za škodu se neomezuje v případech, kdy to zákon zakazuje, tedy zejména u škody způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a u újmy na přirozených právech člověka (§ 2898 občanského zákoníku).

9.5. Je-li Uživatel spotřebitelem, nejsou tímto ujednáním nijak dotčena jeho práva z vadného plnění ani nároky, kterých se podle § 1814 občanského zákoníku nelze předem vzdát.

10. Podmínky užívání a zakázané chování

10.1. Uživatel je povinen užívat Aplikaci v souladu s těmito Podmínkami, právními předpisy a dobrými mravy.

10.2. Uživatel zejména nesmí:

• zpřístupnit svůj účet nebo odkaz do Nájemnického portálu neoprávněným osobám;

• zpracovávat v Aplikaci osobní údaje, k nimž nemá platný právní základ podle GDPR;

• používat automatizované nástroje k hromadnému stahování dat z Aplikace mimo funkci exportu;

• obcházet technická nebo bezpečnostní opatření Aplikace;

• nahrávat obsah, který je protiprávní, nebo který porušuje práva třetích osob.

11. Suspendace, ukončení a odvolání

11.1. Při závažném nebo opakovaném porušení Podmínek může Provozovatel přístup Uživatele dočasně omezit nebo pozastavit.

11.2. Předplatné lze kdykoli zrušit; přístup k placeným funkcím zůstává do konce zaplaceného období, poté účet přejde na Verzi zdarma.

11.3. Za neuhrazené Předplatné Uživatele z účtu nevyhazujeme a data nemažeme: dál se přihlásí, vidí celé portfolio, stáhne si export a může platbu doplatit nebo Předplatné zrušit; do té doby je účet pouze pro čtení (viz čl. 5.7).

11.4. O rozhodnutí o omezení přístupu Provozovatel Uživatele informuje s uvedením důvodu; Uživatel má právo do 30 dnů od oznámení podat odvolání e-mailem na info@nemotiq.cz.

12. Odstoupení od smlouvy (spotřebitel)

12.1. Je-li Uživatel spotřebitelem, má podle § 1829 občanského zákoníku právo odstoupit od smlouvy o placeném Předplatném do 14 dnů od jejího uzavření, bez udání důvodu; stačí to oznámit na info@nemotiq.cz.

12.2. Požádá-li Uživatel výslovně o zahájení poskytování služby již během této lhůty a potvrdí, že tím právo na odstoupení ztrácí, právo zaniká úplným poskytnutím služby (§ 1837 občanského zákoníku).

12.3. Odstoupí-li Uživatel dříve, Provozovatel mu vrátí zaplacenou částku poměrně ke skutečně poskytnutému období. Placené tarify si navíc lze 14 dní vyzkoušet zdarma a bez karty (Zkušební doba), takže k platbě zpravidla dojde až po vědomém rozhodnutí Uživatele.

13. Reklamace digitálních služeb

13.1. Nefunguje-li Aplikace tak, jak má, dejte nám vědět na info@nemotiq.cz nebo přímo z Aplikace; uveďte, co se stalo a kdy.

13.2. Přijetí reklamace potvrdíme písemně (e-mailem) a vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od uplatnění, nedohodneme-li se na delší lhůtě (§ 19 zákona č. 634/1992 Sb.).

13.3. Je-li Uživatel spotřebitelem, má u vady digitální služby právo na její odstranění, přiměřenou slevu z ceny nebo odstoupení od smlouvy podle § 2389a a násl. občanského zákoníku; výpadek, který jsme způsobili, vyrovnáme prodloužením Předplatného nebo slevou za dobu, kdy služba nebyla dostupná.

14. Mimosoudní řešení sporů a dozorové orgány

14.1. Je-li Uživatel spotřebitelem a nepodaří se spor vyřešit dohodou, může se obrátit na Českou obchodní inspekci, Štěpánská 796/44, 110 00 Praha 1, adr.coi.cz, jako na subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů podle § 20e zákona č. 634/1992 Sb.; návrh lze podat do jednoho roku ode dne, kdy své právo uplatnil u nás poprvé, a řízení je pro spotřebitele bezplatné.

14.2. Je-li Uživatel spotřebitelem s bydlištěm ve Slovenské republice, může se obrátit na Slovenskú obchodnú inšpekciu, Bajkalská 21/A, 827 99 Bratislava, soi.sk.

14.3. Dozor nad ochranou osobních údajů vykonává v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz), na Slovensku Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk).

15. Rozhodné právo a soudní příslušnost

15.1. Smluvní vztah se řídí právním řádem České republiky.

15.2. Je-li Uživatel spotřebitelem, volba práva jej nezbavuje ochrany, kterou mu poskytují kogentní předpisy státu jeho obvyklého bydliště (čl. 6 odst. 2 nařízení Řím I), a žalovat jej lze pouze u soudu státu jeho bydliště (čl. 18 odst. 2 nařízení Brusel I bis). V ostatních případech jsou příslušné soudy České republiky.

16. Jak vzniká smlouva

16.1. Smlouva vzniká elektronicky: Uživatel vyplní registrační formulář, potvrdí souhlas s těmito Podmínkami a odešle jej; registraci potvrdíme e-mailem.

16.2. Před odesláním může Uživatel zadané údaje kdykoli zkontrolovat a opravit přepsáním pole ve formuláři.

16.3. Smlouva se uzavírá v češtině nebo slovenštině podle jazyka, který Uživatel používá. Znění Podmínek ve verzi, kterou přijal, archivujeme a na vyžádání zašleme; aktuální znění je vždy na této stránce.

16.4. Náklady na použití prostředků komunikace na dálku nese Uživatel v běžné výši podle svého tarifu; neúčtujeme si za ně nic navíc.

17. Funkčnost a kompatibilita služby

17.1. Služba je webová aplikace; nic se neinstaluje. Funguje v aktuálních verzích běžných prohlížečů na počítači i telefonu a vyžaduje připojení k internetu; část Nájemnického portálu funguje i offline a data se odešlou po obnovení připojení.

17.2. Databázi a nahrané soubory hostujeme v Evropské unii; část technických zpracovatelů (například pro odesílání e-mailů) působí ve Spojených státech. Podrobnosti a použité záruky jsou v Zásadách ochrany osobních údajů a na stránce Zpracovatelé.

17.3. Své údaje si Uživatel může kdykoli vyexportovat ve strojově čitelném formátu, takže není na službě uzamčen. Neuplatňujeme žádné technické prostředky ochrany, které by omezovaly užívání jeho vlastních dat.

17.4. Uzavření na dobu určitou nevyžadujeme. Předplatné nemá minimální dobu trvání a končí ke konci zaplaceného období.

18. Změna Podmínek a závěrečná ustanovení

18.1. Podmínky můžeme změnit, například kvůli nové funkci, změně předpisů nebo cen. O podstatné změně informujeme Uživatele předem e-mailem nebo v Aplikaci; nové znění a datum účinnosti uvádíme v záhlaví a při dalším přihlášení Uživatele požádáme o jeho přijetí (re-consent).

18.2. Dokud Uživatel novou verzi nepřijme, může v Aplikaci spravovat účet, exportovat data a Předplatné zrušit; ostatní funkce jsou do přijetí pozastavené.

18.3. Nesouhlasí-li Uživatel se změnou, může Předplatné kdykoli zrušit bez sankce; nepřijme-li podstatnou změnu, vrátíme mu poměrnou část ceny za nevyužitý zbytek zaplaceného období.

18.4. Salvátorská klauzule: Neplatnost, neúčinnost nebo nevymahatelnost jakéhokoli ustanovení těchto Podmínek nemá vliv na platnost ostatních ustanovení; takové ustanovení bude nahrazeno ustanovením, které svým smyslem nejlépe odpovídá původnímu záměru.

18.5. Úplnost dohody: Tyto Podmínky představují úplnou dohodu mezi Provozovatelem a Uživatelem ohledně užívání Aplikace a nahrazují veškerá předchozí ujednání.

18.6. Tyto Podmínky jsou vyhotoveny v českém a slovenském jazyce; v případě rozporu je rozhodující české znění.